Legalización del sello y firmas oficiales

Usted tiene que presentar ya sea en Suiza o bien en el extranjero un documento público como, por ejemplo, una decisión judicial o administrativa, un acta notarial, un certificado de antecedentes penales, un extracto del registro de comercio, etc. Antes de que este documento público se pueda utilizar en un país diferente del que lo ha expedido, su origen debe de ser por regla general autentificado.

Un gran número de países en el mundo han firmado un tratado que simplifica la autentificación de documentos públicos destinados a ser utilizados en el extranjero: el Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961 que suprime la exigencia de la legalización de documentos públicos extranjeros. Este Convenio es conocido también como «Convenio de la Apostilla». Cuando se aplica, el Convenio reduce el proceso de autentificación a una sola formalidad: la emisión de una Apostilla por una autoridad designada por el país en el que el documento público ha sido expedido.

Una Apostilla es por lo tanto un certificado que autentifica el origen de un documento público. Un documento provisto de una Apostilla ya no necesita una legalización diplomática o consular, es decir, una legalización de una embajada o de un consulado del país en el que el documento deberá ser utilizado siempre y cuando los países concernidos sean miembros firmantes del Convenio de la Apostilla.

Suiza es miembro firmante de este Convenio desde el 11 de marzo de 1973.

Para conocer el procedimiento a seguir con vistas a una legalización de sello y firmas oficiales que figuran en un documento público, plantéese las dos siguientes preguntas:

  • ¿El país que ha expedido el documento, es firmante del Convenio de la Apostilla?
  • ¿El país de la autoridad o de la institución a la que el documento va destinado ha ratificado también este Convenio de la Apostilla?

Caso A

El país que ha expedido el documento y el país de la autoridad o de la institución a la que el documento va destinado son los dos firmantes del Convenio de la Apostilla:

  • Bastará con que pida una Apostilla sobre el documento en cuestión lo que permitirá a los países concernidos reconocer el origen del documento público.

Los enlaces con las páginas internet a continuación le informan de los Estados que han firmado este Convenio así como de las autoridades competentes a las que se les puede solicitar una Apostilla:

Lista de los Estados firmantes del Convenio de La Haya

Cómo obtener una Apostilla

En Suiza, las autoridades habilitadas para expedir una Apostilla de los documentos públicos suizos son la autoridad cantonal de legalización concernida o la Cancillería federal en Berna.

Cancillería federal (en, de, fr, it)

Las representaciones suizas en el extranjero no están habilitadas para otorgar una Apostilla.

Caso B

El país que ha expedido el documento o el país de la autoridad o de la institución a la que el documento va destinado no es firmante del Convenio de la Apostilla:

  • Una solicitud de legalización de sellos y de firmas oficiales se puede someter a la representación suiza competente presentando los documentos originales;
  • En determinados casos puede solicitar a la representación extranjera en Suiza (Embajada o Consulado) del país en el que el documento público fue expedido que haga una legalización de los sellos y firmas oficiales. Confirme de antemano con la autoridad que le ha pedido la legalización si acepta tal procedimiento e infórmese ante la representación extranjera correspondiente en Suiza sobre las disposiciones que resulten aplicables a las legalizaciones.

Las representaciones suizas en el extranjero pueden, en principio, legalizar las firmas y los documentos oficiales de ciertas autoridades:

Para los documentos suizos destinados a ser presentados a una autoridad en el extranjero:

  • la autoridad cantonal de legalización en Suiza;
  • la Cancillería federal en Berna

Para los documentos extranjeros destinados a ser presentados a una autoridad en Suiza:

  • la autoridad competente para la legalización del Estado que ha expedido el documento, siempre y cuando el país pertenezca a la circunscripción consular de la representación suiza concernida.